Otomatisasi Perkantoran(Office Automatic)

materi kuliah Sistem Informasi Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)peranansistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.Dukungan sisteminformasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat,  keberadaan sistem  informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation(OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasikantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari-hari didalam perkantoran dan organisasi bisnis. Berikut akan di

jelaskan lebih lanjut danterperinci.Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatukecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, dengan adanya makalahini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikansuatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan,

  

BAB II

GAMBARAN UMUM

Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA, pada awalnya OA, dimaksudkanuntuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ), tetapikemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai.Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an, ketika IBMmenciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / SelectionTypewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telahdirekam dalam pita magnetic secara otomatis.Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic.

  

BAB III

PEMBAHASAN

III.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA )

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai systeminformasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan danmendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnyadiantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah ;“Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkankomunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasidengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.”

III.2 Tujuan Otomatisasi Kantor

Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system, disitu pasti ada yang akandi tuju, baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai.Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju, apa yang dituju olehotomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawahini yaitu;

pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawaiyang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.

pemecahan masalah kelompok , cara OA berkontribusi pada komunikasikeadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkanmasalah kelompok.

pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukantanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasiinterpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesantertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasitradisional.

penggabungan dan penerapan teknologi

memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapatkita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau OfficeAutomation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut:Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OAmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secaralebih cepat dan lebih baik.Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OAmemudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. Tetapikorespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara mendorongkorespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahanmasalah. Dengan kata lain,

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi denganlebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapatmenghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

III.3 Pengguna Otomatisasi Kantor

Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakahsystem itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, iayang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran, mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:

 manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

 Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbangkeahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawaiadministrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

 Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi,menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

 Pegawai administratif , biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugasuntuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusundokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat

  

Model Otomatisasi Perkantoran

Keterangan Gambar, diatas adalah :

 Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isiinformasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

 Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer.

 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

 Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

III.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA )

Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnyaterdapat beberapa aplikasi, yaitu:

 Pengolahan Kata ( word processing )

Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatismelaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yangdiketik atau dicetak.

 Surat Elektronik ( E-mail )

Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer danalat penyimpanan.

 Voice Mail

Voice mail serupa dengan surat elektronik, hanya bedanya kalau voice mailmenggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan,sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya.

 Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring )

Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpandan mengambil kalender pertemuan manajer.

 Konferensi Audio

Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografisdengan tujuan melaksanakan konferensi.

 Konferensi Video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.

 Konferensi komputer

Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenaimasalah masalah yang sedang dipecahkan.

 Transmisi faksimile atau FAX

FAX, singkatan dari facsimile tranmision, adalah penggunaan peralatankhusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi danmembuat salinannya diujung yang lain.

 Video tex

Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRTmateri narasi dan grafik yang tersimpan.

 Pencitraan ( imaging )

Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubahcatatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalamalat penyimpanan sementara.

 Desktop publishing

Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkanoutput tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

III.6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas, maka kita dapatmenggolongkan, aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu systemototmatisasi kantor, yaitu:

 System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik ( electronic communication system )merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantaraindividu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system iniadalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain.

 System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebutdigunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolongdalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

 System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yangtermasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalahdesktop publishing, elektonik document management, presentase graphics danmultimedia presentation.Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanandocument yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapatdiakses dan diproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akandipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikangrafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

 System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan systemkantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam,notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic schedulingmembantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka Dalam system otomatisasi kantor ini, untuk lebih jelasnya, kita perhatikangrafik yang ada di bawah ini :

III.7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harusmelakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik, yang kiranyadapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu

  

BAB IV

PENUTUP

IV.1 Kesimpulan

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagaiSIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen )menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utamamenghasilkan informasi manajemen.Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi danmeningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi sepertikonferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaranlogis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan(artificial intelligence)

  

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, Abdul, “ Pengenal Sistem Informasi”,

Yogyakarta: Andi Offset, 2002 Jogiyanto, H.M, “Sistem Teknolgi Informasi”, Yogyakarta: Andi Offset, 2005 Slide Sistem Informasi Manajemen Dari BSIMahasiswa_gunadarma.wordpress.com

chips-seven.blogspot.com